第2章 内容証明の書き方

それでは、まず内容証明の書き方からご説明します。

内容証明は、○年○月○日に誰から誰宛に、どのような内容の文章が差し出されたかを謄本によって証明するものです。差出人は、あなたご本人であっても、あなたが頼んだ弁護士などが代理人となっても構いません。受取人も同じく、誰宛に出すかの制限はありません。

同じ文面を3通用意します。手書き又はパソコンなどで作成した文書の写し(コピー)となる2通を“謄本”と呼びます。

1通は受取人となる浮気相手、1通は差出人であるあなた、そしてもう1通は郵便局の保存用です。3通はコピーでも可能。ちなみに、郵便局の保存期間は5年間となります。

内容証明は、用紙の種類や大きさは問いませんが、字数や行数などの書式や使用できる文字など、いくつかポイントがあります。

1) 字数と行数などの書式

字数は1行に20文字以内。句読点や記号も1字として計算します。1枚に書ける行数は26行以内。

縦書きでも横書きでもOKですが、字数や行数が以下のように違ってきますので注意して下さい。

*縦書きの場合・・・1行20字以内、1枚26行以内

*横書きの場合(3パターンあり)

  • 1行13字以内、1枚40行以内
  • 1行20字以内、1枚26行以内
  • 1行26字以内、1枚20行以内

字数と行数は「以内」なので、縦書きの場合、1行に20字ぴったりに書かなければいけない訳ではありません。むしろ、多少の余白があったほうが、読みやすく見た目もすっきりと見えます。

パソコンが普及していますが、もちろん手書きでも構いません。便箋でもいいのですが、原稿用紙を使うと字数や行数の計算が楽なので便利ではないでしょうか。もしくは、内容証明用紙が市販されていますので、こちらを利用しても簡単に作成することができます。また、パソコンの場合、ワードソフトなどを利用して、書式で字数や行数を設定すれば、面倒な計算をしなくて済みます。

2) 使用できる文字

使用できる文字は一般的な記号ならば「+」や「%」「※」なども使えます。ただし、これらも1文字として計算します。

  • ひらがな・カタカナ・漢字・数字(算用数字・漢数字)
  • 句読点、カッコ、記号
  • 英字は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ

尚、「%」や「m」は1字、「㎡」は2字、「No.」は3字として計算します。また、カッコ()「」の場合は、前後で1字とし、字数計算では、前のカッコのある行の字数に含めて計算します。

カッコのついた数字の場合、序列を示す記号と認められるものは、全体で1字とします。

3) 枚数制限

文章の枚数制限はありませんが、2枚以上になったときは、ホチキスやノリで綴じ、右のイラストのように、つなぎ目に割印(差出人の印鑑)を押します。

4) タイトル

タイトルに決まりはありません。「通知書」や「通告書」でも構いませんし、金銭が絡むときには「請求書」でも良いでしょう。

また、通常は「春らしい陽気になって来ました」などの時候の挨拶は必要ありません。ただし、あたりを柔らかくしたいなど、戦略として時候などの挨拶を入れる場合もあります。

5) 書き間違えたときの訂正の仕方

書き間違えたときには、訂正する箇所が判読できるよう二本の線で消します。くれぐれも下の悪い例のように塗りつぶしたりしないように注意しましょう。

  • 良い例 書き間違えたときは
  • 悪い例 書き間違えたときは

訂正をしたら、「○字削除、△字加入」「訂正○字」「削除○字 及び 加入△字」「○行目△字削除、□字加入」など、どこを訂正したのかがわかるように欄外か末尾の余白に記入します。

尚、末尾余白に記入する場合は、必ず「何行目」というように記入しなければなりません。

2字削除   しての慰謝料として金3百万円を請求致します。

訂正1字   つきましては、本書到着後、7月以内にお支払い

6) 差出人・受取人の記入と捺印

内容証明の最初か最後に、封筒に記載する「差出人住所・氏名」「受取人住所・氏名」「差出年月日」を書きます。差出人氏名の横または下には、訂正したものと同じ印鑑を押します。使用する印鑑は、認印でも可能です。

以上、6つのポイントに注意しながら内容証明を完成したら、封筒に封をしないで郵便局に持って行きます。封は、内容証明郵便の手続きを完了した後になりますので注意して下さい。

また、使用する封筒は市販のもので構いません。封筒に記載する住所・氏名は、内容証明に記載した住所・氏名と同じでなくてはなりません。

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